Kỹ năng điều phối rất quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của bạn trong buổi đào tạo của giảng viên nội bộ. Những người có kỹ năng điều phối xuất sắc có thể tạo nên sự khác biệt, đặc biệt là khi làm việc trong một buổi đào tạo với quy mô lớn hay một cuộc họp có liên quan đến nhiều phòng ban. Thông qua bài viết này, Train The Trainer sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về mô hình IN – LEAD – OUT để giúp bạn hoàn thiện và phát triển kỹ năng điều phối.
Nội dung bài viết:
Kỹ năng điều phối là gì?
Kỹ năng điều phối là khả năng bạn có thể nhìn thấy nhiều mảnh ghép chuyển động trong công việc, trong lớp học hay trong một buổi đào tạo và lập kế hoạch để quản lý các mảnh ghép đó. Những người điều phối giỏi nhìn thấy bức tranh lớn trước khi nó được hình thành và tìm cách hiện thực hóa nó. Kỹ năng điều phối trong công việc thường được sử dụng bởi các giảng viên nội bộ trong các buổi đào tạo, đứng lớp.
Có kỹ năng phối hợp tốt nghĩa là bạn có thể hoàn thành buổi đào tạo một cách hiệu quả, giảm thiểu trục trặc và thất bại. Do đó, kỹ năng phối hợp được các giảng viên nội bộ đặc biệt chú trọng, nhất là khi hoàn thành một nhiệm vụ quy mô lớn. Phối hợp là một trong những kỹ năng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm khi cố gắng quyết định xem ai là người nhận nhiều trách nhiệm hơn.
Xem thêm: Kỹ năng điều phối lớp học – VMP
Mô Hình IN – LEAD – OUT giúp cải thiện kỹ năng điều phối
Phần 1: IN – Giới thiệu mở màn
Hãy có phần mở màn ấn tượng để thu hút sự chú ý và tập trung của học viên. Thay vì nói liên tục từ nội dung này đến nội dung khác, người giảng viên nên chia chương trình thành các phần chính với từng chủ đề. Trước khi bắt đầu một chủ đề nào, giảng viên cần tập trung mọi người lại và giới thiệu mở màn. Hãy nêu tên của chủ đề, nội dung hay hoạt động chính mà học viên sẽ thực hiện, mục đích của phần này là gì.
Việc chia nội dung thành từng phần giúp học viên dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng trong từng chủ đề và theo kịp với chương trình. Phần mở màn ở đầu mỗi nội dung nên ngắn gọn nhưng phải ấn tượng để gây chú ý với các học viên.
Phần 2: LEAD – Dẫn dắt nội dung
Phần này bao gồm 4 bước chính theo LEAD là: Link to the section – Explain – Ask/ Answer/ Action – Done deal. Mục đích chính để dẫn dắt học viên vào từng nội dung, hướng dẫn thực hành và chốt lại đáp án cuối cùng.
- Link to the section – Diễn giải từng nội dung
Sau phần mở màn giới thiệu ở mỗi nội dung, hãy dẫn dắt các học viên vào chủ đề. Đây là một bước quan trọng trong cấu trúc dẫn giảng. Việc diễn giải vào từng phần giúp học viên thích thú hơn so với khi nói trực tiếp vào nội dung. Đây cũng xem như một bước đệm để các học viên chuẩn bị tinh thần, sẵn sàng trong trạng thái tốt nhất để tham gia lớp học.
Hãy bắt đầu nội dung bằng một câu hỏi nào đó hoặc bất kỳ hoạt động, trò chơi nào có liên quan đến chủ đề. Bước này cũng giúp warm-up không khí lớp học khiến mọi người tham gia tích cực hơn. Sau khi đã dẫn dắt, hãy nói về nội dung đó.
- Explain – Giải thích hoặc gợi ý cách thực hiện
Ở phần tiếp theo trong quá trình dẫn giảng, người giảng viên cần giải thích hoặc gợi ý cách thực hiện. Sau khi đã nghe về lý thuyết, người học viên cần được hướng dẫn để thực hiện. Nếu phần nội dung khó hiểu, bạn hãy giải thích cụ thể cho học viên để họ nắm được thông tin quan trọng. Một số học viên có thể gặp khó khăn, lúc này giảng viên có thể gợi ý cách thực hiện để họ áp dụng dễ dàng hơn.
- Ask/ Answer/ Action – Triển khai tư duy và hành động
Sau khi đã được giải thích và gợi ý cách thực hiện, các học viên sẽ bắt tay vào thực hành. Nhưng trước khi bắt đầu, giảng viên cần đặt câu hỏi hoặc khơi gợi học viên đặt câu hỏi nếu họ còn chưa hiểu rõ nội dung mình phải làm. Sau khi đặt câu hỏi, hãy để học viên chủ động trả lời. Hoặc với những ai còn thắc mắc và có câu hỏi, giảng viên hãy giúp họ trả lời. Khi tất cả học viên đã hiểu rõ, giảng viên sẽ để họ thực hành.
- Done deal – Đồng thuận và chốt đáp án
Phần tiếp theo trong cấu trúc dẫn giảng là đồng thuận và chốt đáp án. Sau khi các học viên đã tham gia thực hành phần nội dung, họ sẽ cùng chốt với giảng viên để tìm ra đáp án cuối cùng. Thế nhưng đáp án này cần có sự đồng thuận từ hai phía là giảng viên và người học. Khi đã cho mọi người tự do thực hành theo suy nghĩ của họ, bạn hãy cùng học viên xem lại kết quả và thảo luận để chốt đáp án cuối cùng. Đây sẽ là đáp án mà tất cả người học thấy hợp lý và thuyết phục.
Phần 3: OUT – Kết thúc hoàn hảo
Với phần cuối để đóng lại nội dung, bao gồm 3 bước là: Outcome – Use – Thanks. Phần này giúp giảng viên đóng lại nội dung, hướng dẫn người học áp dụng vào công việc thực tế và gửi lời cảm ơn đến họ.
- Outcome – Tổng kết kết quả đạt được
Kế đến, giảng viên hãy tổng kết lại kết quả đạt được. Sau khi mọi người đã thống nhất với phần đáp án đúng cuối cùng, hãy so lại với kết quả mà các học viên vừa thực hành. Việc tổng kết kết quả giúp giảng viên nắm được mức độ tiếp thu và thực hành trực tiếp của học viên. Bên cạnh đó, bước này có thể giúp bạn tính điểm và có những phần thưởng khuyến khích cho học viên sau mỗi nội dung chính.
- Use – Vận dụng vào công việc thực tế
Bước kế tiếp trong cấu trúc dẫn giảng là giúp học viên vận dụng vào công việc thực tế. Sau khi học viên đã trải qua quá trình tiếp thu kiến thức mới, được hướng dẫn và thực hành, đúc kết lại nội dung. Đây là một bước cần thiết để họ có thể áp dụng những gì học được vào công việc hiện tại. Vì mấu chốt của đào tạo chính là giúp học viên hiểu và làm được. Giảng viên hãy khuyến khích người học liên tục vận dụng vào công việc để ghi nhớ và làm được thuần thục chứ không chỉ dừng lại ở lớp học.
- Thanks – Gửi lời cảm ơn đến các học viên
Cuối cùng, sau khi đã kết thúc một phần chính trong chương trình, hãy gửi lời cảm ơn đến các học viên. Cảm ơn vì họ đã tham gia tích cực và mang lại kết quả cho chương trình đào tạo. Sự đóng góp và tham gia của các học viên giúp cho lớp học diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
Tạm kết
Kỹ năng điều phối công việc là yếu tố quan trọng mà bạn sẽ sử dụng hàng ngày, bất kể bạn đang ở vị trí nào. Việc cải thiện kỹ năng điều phối trong quá trình đào tạo giảng viên nội bộ sẽ giúp bạn trở nên khác biệt với đồng nghiệp và khiến bạn trở thành lựa chọn của cấp trên, giúp thuận lợi hơn cho việc thăng chức hoặc tăng lương. Cũng Train The Trainer tham khảo thêm nhiều kỹ năng cần thiết dành cho giảng viên nội bộ tại đây.