Một nhà Quản lý không điều hành cuộc họp hiệu quả sẽ gây lãng phí thời gian và tiền của Doanh nghiệp. Những Tips trong bài viết này sẽ rất hữu ích cho nhà Quản lý khi tổ chức các cuộc họp.
Cụ thể là nhà Quản lý cần xác định mục tiêu, chuẩn bị Agenda với thời lượng phù hợp, đến sớm, bắt đầu đúng giờ, dùng quy tắc 3V (Vui vẻ-Vận động-Vận dụng), khuyến khích tự do sáng tạo. Đặc biệt hơn là “thỏa thuận danh dự” ở phần bắt đầu, tránh xử lý việc “ngoài lề” khi họp và không bỏ qua Q&A, followup.
1/ Xác định mục tiêu rõ ràng
Bắt đầu bằng mục tiêu và kết thúc với sự thành công. Hãy đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu và đồng ý với mục tiêu của cuộc họp. Đó có phải là: Sáng tạo ý tưởng mới? Thu thập đầy đủ thông tin? Ra quyết định? Giải quyết vấn đề? Hãy luôn nhớ điều này trước khi điều hành bất kỳ cuộc họp nào:
Không mục đích – Không họp!
2/ Chuẩn bị kỹ Agenda với thời lượng không vượt quá 45 phút
Ngoài thời lượng không vượt quá 45 phút, Agenda cần có các thông tin cơ bản như: Các chủ đề sẽ đề cập; Mô tả ngắn gọn về các mục tiêu cuộc họp; Danh sách thành viên tham gia; Đối tượng điều phối từng chủ đề; Thời gian và địa điểm; Các thông tin liên quan đến chủ đề thành viên cần biết. Khi đã hoàn thành Agenda, nhà Quản lý cần có kỹ năng trình bày tốt để truyền tải sơ bộ những thông tin này cho thành viên.
Tips hay: Xác định mục tiêu với OKR
3/ Đến sớm và bắt đầu đúng giờ
Chờ đợi thành viên có thói quen trễ hẹn là không công bằng với nhóm luôn đúng giờ. Giải pháp là gì? Đừng đợi họ. Hãy đến sớm và bắt đầu đúng giờ. Hãy truyền tải thông điệp cho những người đến muộn: “Muốn được tôn trọng thì phải đến đúng giờ”. Nhà Quản lý muốn điều hành cuộc họp hiệu quả thì cần có những quy tắc như vậy để tôn trọng thời gian chung của đội ngũ.
4/ Triển khai quy tắc 3V (Vui vẻ – Vận động – Vận dụng)
Tại VMP Academy, chúng tôi ứng dụng rất hiệu quả trong các khóa đào tạo, hội họp tiêu chí 3V (Một phần của phương pháp Learning by Doing 3V). Đầu tiên là thành viên phải VUI VẺ. Kế đến là tổ chức hoạt động thực hành để họ VẬN ĐỘNG. Khi đó, thành viên tham dự sẽ giữ được nguồn năng lượng cao nhất xuyên suốt chương trình. Cuối cùng là họ phải có kế hoạch VẬN DỤNG nội dung vào công việc thực tế.
5/ Khuyến khích quyền tự do sáng tạo
Khuyến khích quyền tự do sáng tạo nhưng nhà Quản lý cần thiết lập thời gian hạn định để tránh lan man. Hãy nhắc nhở thành viên cần tập trung 100% vào chủ đề cuộc họp. Và không đánh giá, phê bình (kể cả bằng phi ngôn từ) với ý kiến của người khác. Hãy khuyến khích các ý tưởng độc đáo và chưa từng có tiền lệ. Đặc biệt, hãy cho tất cả thành viên biết nhà Quản lý cần rất nhiều ý tưởng đa chiều.
6/ “Thỏa thuận danh dự” trước khi bắt đầu
Trong phần mở đầu, hãy cùng thành viên chốt các “thỏa thuận danh dự” khi điều hành cuộc họp. Ví dụ, nhà Quản lý đặt câu hỏi: “Theo các bạn, để cuộc họp diễn ra hiệu quả, chúng ta nên và không nên làm gì?”. Hãy để họ tự trả lời. Nhà Quản lý chỉ cần tổng hợp, viết lên và theo đó cùng nhau thực thi. Đây cùng là một nội dung quan trọng thuộc khóa Đào tạo Giảng viên nội bộ chuẩn 3+ (Train The Trainer 3+).
7/ Tuyệt đối tránh xử lý việc không liên quan khi họp
Theo một nghiên cứu từ John Medina trong tác phẩm “Quy luật của não bộ”, làm việc đa nhiệm (multitasking) giảm hiệu suất đến 40%. Đặc biệt là tỷ lệ mắc sai sót cao hơn 50% so với chỉ làm một công việc duy nhất. Vì vậy, cả nhà Quản lý và các thành viên chỉ nên tập trung vào một chủ đề duy nhất trong khung thời gian cụ thể. Đây cũng là một kỹ năng quan trọng khi điều hành cuộc họp.
8/ Thiết kế phần Q&A để xử lý mọi thắc mắc liên quan
Khi đến phần Q&A, hãy giữ tư duy là sẽ giúp thành viên hiểu rõ toàn bộ nội dung của cuộc họp chứ không phải “bị chất vấn”. Hãy cho thành viên biết rằng cần hợp tác trong việc đặt câu hỏi. Đối với những câu hỏi không liên quan, hãy thẳng thắn từ chối dành thời gian để xử lý. Đặc biệt, khi nhận được câu hỏi, nhà Quản lý có thể xử dụng công thức 3L (Lắng nghe – Lặp lại ý chính – Linh hoạt trong việc trả lời).
9/ Đừng bỏ qua giai đoạn “Follow up” sau cuộc họp
Các ghi chú của cuộc họp sau khi đã được tổng hợp đầy đủ thành những kế hoạch hành động cụ thể, hãy gửi cho các thành viên. Nhưng giai đoạn “Follow up” không nên diễn ra chi li quá mức. Hãy nhắc nhở, review tiến độ của kế hoạch hàng tuần, tháng và có chế tài phù hợp cho những trường hợp không tuân thủ.
Đối với các nhà Quản lý kiêm nhiệm hoạt động đào tạo, bên cạnh điều hành cuộc họp còn phải đứng lớp như một Giảng viên nội bộ. Chúng tôi đã soạn một bài viết chuyên sâu có thể sẽ hữu ích với công việc này: KỸ NĂNG ĐỨNG LỚP – 05 BƯỚC ĐIỀU PHỐI HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO.
