Kỹ năng trả lời câu hỏi trong đào tạo đóng vai trò quan trọng Trainer cần trang bị để thực hiện phần ask & answer mượt mà. Việc trang bị kỹ năng này giúp Trainer ứng phó khi gặp câu hỏi hóc búa; nắm rõ cách trả lời khi mình không biết; đưa ra câu trả lời thông minh sắc sảo,… Chúng ta cùng tìm hiểu các bước để luyện tập kỹ năng trả lời câu hỏi ngay tại bài viết này nhé!
Nội dung được trích từ khóa Train The Trainer 3+.
Nội dung bài viết:
Lắng nghe trọn vẹn
Đầu tiên, khi tiếp nhận câu hỏi từ học viên, bạn cần thể hiện sự lắng nghe trọn vẹn. Thông qua các hành động, cử chỉ như: Mắt “chớp”, miệng “đớp”, đầu “gật”, người hướng về phía người nghe và giữ lớp yên lặng. Đây là nghệ thuật trả lời câu hỏi người đưa ý kiến cảm thấy được tôn trọng. Các học viên khác cũng có thêm động lực đặt câu hỏi và chia sẻ thêm trong lớp.
Việc lắng nghe kỹ lưỡng cũng giúp bạn nắm rõ nội dung mà học viên đang hỏi, qua đó chuẩn bị câu trả lời phù hợp, sát với nội dung cần giải đáp.
Xác nhận lại câu hỏi
Để chắc chắn những thông tin bạn nghe được là chính xác, bạn cần lặp lại câu hỏi của học viên, bằng cách sử dụng các mẫu câu như:
- Có phải câu hỏi của anh/chị là…
- Ý của bạn là…
- Câu hỏi của bạn là…
- … Tôi hiểu như vậy đúng không?
Việc hỏi lại còn giúp cả hai bên hiểu được ý của nhau. Trong quá trình tổ chức các khóa đào tạo cho hàng ngàn học viên khác nhau, giảng viên của VMP từng gặp trường hợp như sau: Học viên đặt câu hỏi, Trainer hỏi lại nhưng lại ra một ý khác. Tức là học viên muốn hỏi ý B nhưng diễn giải chưa tới, nhờ vào bước hỏi lại mà học viên có thể diễn giải được tốt hơn, rõ ý hơn. Tóm lại, đây là bước quan trọng bạn không thể bỏ qua trong quá trình giải đáp thắc mắc khi dẫn giảng.
Kỹ năng trả lời câu hỏi linh hoạt
Chắc hẳn bạn từng gặp trường hợp bị học viên đưa vào thế khó khi đưa ra các câu hỏi vô cùng hóc búa. Để giảm tình trạng này, trước khi bắt đầu phần Ask & Answer bạn cần thống nhất trước với học viên rằng các câu hỏi được đặt ra chỉ nằm trong khuôn khổ của bài học. Việc này giúp tránh các câu hỏi lan man ngoài lề, vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn.
Trong trường hợp các câu hỏi nằm trong nội dung bài học nhưng bạn không chắc chắn câu trả lời, lúc này phải làm sao? Bạn cần dùng kỹ thuật “truyền banh”. Tức là thay vì trả lời trực tiếp học viên, bạn mời các học viên khác đưa ra ý kiến về câu hỏi này. Sau khi đi qua một lượt 2 – 3 học viên, bạn có thêm thời gian suy nghĩ và ý tưởng từ người khác. Việc bạn cần làm là đóng gói lại những ý mà học viên đã trả lời trước đó, thêm thắt ý của mình (nếu có) để câu trả lời được hoàn thiện hơn.
Lưu ý khi triển khai hoạt động hỏi đáp trong đào tạo
Xác định mục tiêu rõ ràng. Trước khi bắt đầu triển khai hoạt động hỏi đáp, bạn cần đưa ra mục tiêu của phần này, và tuyên bố nó với học viên trong lớp.Việc này giúp đảm bảo rằng câu hỏi và câu trả lời được tập trung vào những điểm quan trọng.
Quy định thời gian. Cũng như các phần khác trong lesson plan của bạn, phần ask & answer cũng nên được quy định thời gian cụ thể. Thông thường, các Trainer sẽ dành khoảng 15 – 20 phút để triển khai hỏi đáp. Việc này giúp bạn kiểm soát tốt thời gian và tránh việc học viên hỏi quá nhiều gây loãng nội dung.
Khuyến khích tất cả học viên tham gia. Theo mô hình VAK, chúng ta biết được trong lớp luôn tồn tại các dạng học viên khác nhau. Vì vậy, hãy đa dạng cách đặt câu hỏi cho học viên. Ngoài cách gọi dơ tay trực tiếp, bạn có thể phát giấy note để những học viên “hướng nội” có thể đặt câu hỏi, hoặc để lại liên hệ để học viên ngại tương tác tại lớp có thể đặt câu hỏi sau khóa đào tạo.
Động viên và tôn trọng các câu hỏi. Tất cả các câu hỏi mà học viên đặt ra đều đáng được trân trọng. Là Trainer, khi tiếp nhận câu hỏi của học viên, bạn nên có thái độ đón nhận một cách chân thành, dù cho người đặt câu hỏi có ý gây khó dễ cho bạn. Việc này giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp khi đứng lớp, hình ảnh của bạn trong mắt học viên cũng được giữ vững.
Tạo ra môi trường thảo luận. Trong trường hợp gặp được câu hỏi hay, bạn có thể chia lớp thành các nhóm để thảo luận về vấn đề. Việc này giúp học viên chủ động hơn, các ý kiến cũng đa chiều hơn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý đóng gói mọi thứ lần cuối cùng để tránh lan man khi có quá nhiều câu trả lời được đưa ra.
Tạm kết về kỹ năng trả lời câu hỏi trong đào tạo
Trên đây là một số thông tin về kỹ năng trả lời câu hỏi trong đào tạo. Hy vọng rằng nó giúp ích được đến công việc đào tạo nội bộ của bạn. Nội dung được trích từ khóa Train The Trainer 3+ | Đào tạo Giảng viên nội bộ số 1 Đông Nam Á.
Bài viết thuộc chuỗi Tips dẫn giảng – nơi cung cấp các bí quyết để bạn làm tốt hơn công việc đào tạo của mình. Nếu thấy hữu ích, hãy follow trainthetrainer để cập nhật thêm nhiều nội dung mới nhất về chủ đề này nhé!