Việc viết tài liệu dành cho giảng viên nội bộ gặp rất nhiều khó khăn. Đặc biệt là những tài liệu yêu cầu nhiều kiến thức kỹ thuật chuyên sâu. Vì vậy, VMP Academy tạo ra danh sách các thủ thuật giúp người phụ trách đào tạo thiết kế tài liệu dành cho giảng viên nội bộ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Những lời khuyên sau đây phù hợp với tất cả các loại hình đào tạo: tài liệu cứng để nhân viên đọc, tài liệu mềm của các chương trình trực tuyến… Chúng ta hãy đến với 16 lời khuyên từ chuyên gia:
Biết và hiểu sâu Học viên là ai?
Bất kỳ quy trình thiết kế tài liệu dành cho giảng viên nội bộ nào cũng cần bắt đầu bằng việc tìm hiểu đối tượng học viên. Bạn cần biết và hiểu sâu ngôn ngữ trò chuyện hàng ngày, khả năng đọc hiểu, văn hóa, thời gian sẵn sàng đầu tư cho các khóa đào tạo, sở thích… của Học viên.
Điều chỉnh tài liệu dành cho giảng viên nội bộ phù hợp với đặc tính của đối tượng
Toàn bộ dữ liệu về Học viên cần được kết hợp với quy trình thiết kế tài liệu để phù hợp với nhu cầu đào tạo, tính cách, đặc điểm của họ.
Sử dụng ngôi thứ 2 – “Bạn”!
Hãy sử dụng ngôi thứ 2 trực tiếp vào tài liệu – “bạn”. Ví dụ: “Bạn hãy xem quy trình…!”. Bạn không nên chỉ diễn giải thông tin mà quên mất không “giao tiếp” với người đọc. Đặc biệt, bạn tuyệt đối không cần phải sử dụng 100% ngôn ngữ “hàn lâm” như máy móc. Hãy sử dụng xen lẫn các ngôn ngữ giao tiếp hàng ngày của Học viên nhưng trong giới hạn cho phép.
Xem thêm: Tài liệu miễn phí dành cho giảng viên nội bộ
Sử dụng câu chuyện sinh động vào tài liệu dành cho giảng viên nội bộ
Học viên thường rất hứng thú và ghi nhớ những chi tiết của một câu chuyện sinh động. Đừng soạn tài liệu chỉ gồm số liệu, thông tin khoa học. Hãy chèn vài câu chuyện vui để mô tả quy trình, số liệu, hình ảnh nào đó.
Tận dụng các tình huống thực tế
Một đặc điểm nữa của Học viên là rất tập trung nếu đọc được một tình huống thực tế của đồng nghiệp hoặc của chính họ. Vì vậy, hãy tận dụng các mẫu tình huống mà bạn thu thập được từ những người đồng nghiệp của Học viên để chèn vào tài liệu. Lưu ý, bạn cần đưa ra giải pháp nằm trong nội dung của khóa đào tạo cho mọi vấn đề mà tình huống phát sinh.
Đơn giản hóa từ ngữ trong tài liệu
Đôi khi, bạn không cần phải sử dụng các từ ngữ quá hàn lâm mà hãy “đơn giản hóa” mọi thông tin. Cụ thể, hãy sử dụng “giá cao nhất” thay vì “mức trần”, “hai phía” thay vì “song phương”, “mua bán” thay vì “thương mại”.
Ngoài ra, các câu văn trong tài liệu cần ngắn gọn, theo thể thức chủ động. Ví dụ: “Nhân viên chủ động tìm kiếm giải pháp” thay vì “Giải pháp được Nhân viên đầu tư thời gian rất nhiều để trình lên cấp trên nhằm được đánh giá cao trong quá trình làm việc”. Hãy chú ý điều này để gia tăng sự tập trung của Học viên trong lúc đọc.
Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất
Sự tập trung của Học viên, thông tin họ có thể tiếp thu và ghi nhớ là có giới hạn. Vì vậy, hãy tưởng tượng tài liệu dành cho giảng viên nội bộ là một bình nước, bạn phải lựa chọn những “giọt nước” ngọt nhất để rót vào. Cụ thể, những thông tin trực tiếp phục vụ cho mục tiêu đào tạo cần ưu tiên đưa vào tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn cần loại bỏ các chi tiết không liên quan nhiều.
Sử dụng ngôn ngữ của học sinh lớp 8
Theo nghiên cứu, một công dân bình thường chỉ đọc hiểu được ngôn ngữ của học sinh lớp 8. Trong những phần không bắt buộc phải sử dụng từ ngữ chuyên ngành, bạn hãy soạn ra ngôn ngữ mà học sinh lớp 8 có thể hiểu.
Để thực hiện được việc này, bạn cần đưa bản thảo tài liệu cho một nhân viên không chuyên về chủ đề đó để nhờ họ đọc. Nếu họ có thể hiểu được 80% nội dung ngay trong lần đọc đầu tiên thì bạn có thể phát hành tài liệu này.
Loại bỏ những thông tin Học viên đã biết
Bạn cần xác định những thông tin mà hầu hết Học viên đã biết để tránh đưa vào tài liệu những dữ liệu không cần thiết. Nếu bạn vẫn đưa vào tài liệu các dữ liệu dư thừa, Học viên sẽ mất đi sự tập trung vì những gì họ đọc vốn không đúng thứ họ đang cần.
Ví dụ, nếu bạn đang cần đào tạo nhân viên biết cách đàm phán với khách hàng, tài liệu không cần có thông tin “khách hàng là gì?”. Hãy đi thẳng vào trọng tâm “8 bước đàm phán win-win”.
Hạn chế sử dụng biệt ngữ
Bất kỳ ngành nghề nào cũng có những biệt ngữ (jargon). Biệt ngữ có thể hữu ích nếu Học viên đã thành thạo chuyên môn. Tuy nhiên, nếu một người ít kinh nghiệm có thể sẽ mất nhiều thời gian để tìm hiểu các biệt ngữ này. Vì thế, hãy hạn chế sử dụng các biệt ngữ trong tài liệu để có thể sử dụng cho đại đa số Học viên.
Nếu bắt buộc, hãy giải thích từng biệt ngữ
Nếu bắt buộc phải sử dụng biệt ngữ trong tài liệu, ngay từ đầu tài liệu bạn cần giải thích ý nghĩa của những từ đó. Hãy liệt kê theo thứ tự theo trang để dễ dàng tra cứu.
Sử dụng các động từ mạnh
Hãy sử dụng các động từ mạnh và miêu tả như “đảm bảo, chắc chắn, huấn luyện…” thay vì “là, như,…”. Những động từ mạnh giúp ngữ nghĩa câu văn trong tài liệu dành cho giảng viên nội bộ chắc chắn và dễ tin tưởng hơn.
Sử dụng yếu tố hài hước một cách cẩn thận
Nếu một chút yếu tố hài hước có thể giúp ích, bạn không cần phải quá nghiêm túc. Tuy nhiên, hãy giữ mọi thứ trong giới hạn cho phép. Một số sự hài hước theo định nghĩa của bạn có thể là sự xúc phạm đối với những người có hệ thống niềm tin, văn hóa khác.
Sử dụng từ ngữ một cách nhất quán – tài liệu dành cho giảng viên nội bộ
Nếu bạn gọi một sự việc là “xyz” trong đầu tài liệu, hãy sử dụng “xyz” cho toàn bộ chương trình để miêu tả chúng. Tuyệt đối không được làm Học viên hiểu nhầm một sự việc thành 2 khái niệm khác nhau. Hiệu quả sau đào tạo theo đó có thể sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Cẩn thận khi sử dụng đại từ
Khi sử dụng đại từ (ví dụ: nó, chúng) để miêu tả “tủ lạnh”, hãy cẩn thận. Bạn có thể gây hiểu nhầm vì không phải Học viên nào cũng tập trung và hiểu được điều bạn muốn miêu tả. Bạn cần đặt đại từ đứng ngay sau danh từ cần mô tả dể tránh sai sót.
Không nên giao cho giảng viên việc soạn tài liệu tài liệu dành cho giảng viên nội bộ
Giảng viên chuyên gia là những người hiểu rõ nhất về chủ đề cần đào tạo. Tuy nhiên, nếu bạn giao cho họ việc soạn tài liệu , những quy tắc phía trên có thể sẽ bị vi phạm. Vì họ hiểu mọi thứ theo góc nhìn của một chuyên gia đã có căn bản rất vững chắc về chủ đề. Học viên thì không như vậy. Vì vậy, bạn cần phải tự soạn và đặt vào vị trí của học viên để viết bất kỳ thứ gì vào tài liệu.
Trên đây là 16 lời khuyên giúp bạn thiết kế một tài liệu dành cho giảng viên nội bộ một cách hoàn hảo, phù hợp và hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn cần phát triển kỹ năng đào tạo, hãy tham khảo chương trình Train The Trainer 3+ – Đào tạo giảng viên nội bộ chuẩn 3+ tại: https://trainthetrainer.vn/dao-tao-giang-vien-chuan-3/
