Xác định nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập, phân tích thông tin nhằm làm rõ những nhu cầu cần thiết để dựa vào đó xây dựng những khóa đào tạo nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả công việc.
Việc phân tích nhu cầu đào tạo là một quá trình mang tính hệ thống, sắp xếp ưu tiên các mức độ cấp thiết của nhu cầu và dựa vào đó để đưa ra các mức độ ưu tiên của chương trình đào tạo trong tương lai. Xác định nhu cầu đào tạo đòi hỏi người quản lý đào tạo phải tìm hiểu trên nhiều khóa cạnh, dưới đây là 07 dấu hiệu mà bạn có thể dựa vào để xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả trong doanh nghiệp.
Nội dung bài viết:
1. Yêu cầu về năng lực thực hiện công việc
KPIs được xem như một bộ khung đánh giá năng lực làm việc của các đối tượng từ nhân viên đến cấp quản lý thông qua kết quả đạt được. Các mức KPIs được xây dựng dựa trên yêu cầu về công việc mà một người cần phải đạt được để hướng tới mục tiêu chung. Nhân viên phải đảm bảo có đủ các kiến thức, kỹ năng cần thiết để đạt được mức KPIs mong muốn.
Vì vậy, đây là cơ sở để người quản lý đào tạo dựa vào để so sánh năng lực của đội ngũ hiện tại so với những kỹ năng cần có để đạt được KPIs như kỳ vọng, qua đó xác định được khoảng cách giữa năng lực thực tế và năng lực cần đạt được để đưa ra các khóa học đào tạo năng lực bổ sung phù hợp.
Ví dụ: KPIs năm 2021, công ty muốn đạt doanh thu 300 tỷ, mọi hoạt động đều tập trung để đạt được doanh thu này. Tuy nhiên, phòng Sale – Marketing chỉ có năng lực đạt được 200 tỷ ở hiện tại. Khi đó, người quản lý đào tạo sẽ dựa vào KPIs mới để tổ chức các khóa học liên quan đến đào tạo kỹ năng tư vấn bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, triển khai kế hoạch kinh doanh,…
2. Dựa vào Phân tích kết quả năm trước
Dựa vào kết quả và cách thực hiện KPIs của năm trước, người làm công tác quản lý Training & Development (T&D) có thể đo lường được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Đây là cơ sở đánh giá năng lực cũng như tìm ra những kỹ năng mà nhân viên còn thiếu, cần trau dồi để đạt được kết quả công việc tốt hơn.
Việc phân tích dựa trên tiến trình thực hiện KPIs năm trước cũng giúp nhà quản lý Đào tạo có số liệu xác minh chính xác. Đây sẽ là dẫn chứng quan trọng nhằm thuyết phục ban lãnh đạo khi đề ra các chương trình đào tạo trong tương lai. Đồng thời, dựa trên những số liệu này, nhà quản lý T&D cũng có thể khơi gợi nhu cầu được đào tạo ở bộ phận nhân viên, bằng cách chỉ ra những khiếm khuyết cần cải thiện trong năng lực làm việc.
3. Thông qua bảng mô tả công việc xác định nhu cầu đào tạo
Bảng mô tả công việc nêu đầy đủ những chức năng, nhiệm vụ mà người đảm nhận vị trí cần làm. Nhà quản lý Đào tạo có thể dùng bảng mô tả công việc để xác định “GAP – khoảng cách” giữa năng lực thực tế của nhân viên và yêu cầu của công việc, qua đó tìm ra được những năng lực cần cải thiện và đề xuất các khóa đào tạo nâng cao năng lực phù hợp.
Ngoài ra, bảng mô tả công việc cũng giúp nhà quản lý Đào tạo đo lường chính xác năng lực của một người đảm nhận vị trí nào đó. Nếu công ty chưa có bộ khung năng lực hoàn chỉnh để đo lường, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bảng mô tả công việc để thay thế.
4. Phản hồi từ học viên giúp xác định nhu cầu đào tạo
Sau khóa học, người tham dự sẽ làm một bảng khảo sát đánh giá về chương trình đào tạo – tương ứng với đánh giá hiệu quả đào tạo level 1, trong đó bao gồm những nội dung về cảm nghĩ khóa học và mong muốn của người học viên ở những chương trình sắp tới. Nhà quản lý T&D dựa vào những feedback này để điều chỉnh nội dung, phương pháp được sử dụng trong chương trình đào tạo sao cho phù hợp, sát hơn với nhu cầu của học viên.
Ngoài ra, ý kiến phản hồi từ học viên cũng là một cách để nhà Quản lý Đào tạo đo lường hiệu quả đào tạo sau khóa học hiệu quả. Hãy thực hiện việc thu thập ý kiến ngay sau khóa học, khi mà các học viên vẫn đang giữ nguyên cảm xúc và nhớ được những giá trị mà mình học được.
5. Phản hồi bởi các trưởng bộ phận
Sau khi tham gia khóa học, các quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận quan sát, đánh giá nhân viên có áp dụng được kiến thức vào thực tiễn công việc hay không – tương ứng với đánh giá hiệu quả đào tạo level 3, qua đó đo lường hiệu quả đào tạo năm trước và rút những kỹ năng mà nhân viên còn cần cải thiện. Lúc này, có hai trường hợp xảy ra:
Một là nhân viên chưa được đào tạo về kỹ năng mà nhà quản lý trực tiếp nêu ra, lúc này Quản lý Đào tạo xây dựng các chương trình đào tạo mới nhằm đào tạo bổ sung, nâng cao năng lực tương ứng cho nhân viên.
Trường hợp còn lại là nhân viên đã được đào tạo về kỹ năng nhưng chưa ứng dụng được vào công việc, lúc này nhà quản lý T&D tiến hành khảo sát, phân tích lý do tại sao nhân viên chưa áp dụng được. Qua đó, đề xuất tổ chức tái đào tạo các kỹ năng cho nhân viên. Trong khóa tái đào tạo nên có sự điều chỉnh về phương pháp và nội dung để mang lại hiệu quả tốt hơn.
6. Hoạt động Follow-up sau khóa học
Sau khi đào tạo xong, nhà quản lý T&D tiếp tục quan sát, hỗ trợ nhân viên thông qua chính sách “bảo hành đào tạo”. Theo đó, chính sách follow-up sau đào tạo giúp nhà T&D biết được những vướng mắc của học viên trong quá trình thực hiện những kiến thức học được, qua đó đưa ra sự hỗ trợ kịp thời nhằm điều chỉnh phương pháp làm việc đúng với những gì được đào tạo nhằm đạt được kết quả tối ưu.
Thông qua quá trình quan sát, nhà quản lý T&D cũng biết được chương trình đào tạo có hiệu quả hay không, thông qua cách mà các nhân viên thực hiện công việc. Nếu đa phần nhân viên phạm phải cùng một lỗi trong quá trình áp dụng các phương pháp vào công việc, chứng tỏ chương trình đào tạo chưa hiệu quả vì nhân viên hiểu và áp dụng sai cách. Nhà quản lý Đào tạo dựa vào những điểm này để cải tiến các chương trình đào tạo trong tương lai.
7. Định hướng chiến lược của công ty
Tương tự với việc dựa vào KPIs hàng năm, chiến lược của công ty cũng là cơ sở để nhà quản lý T&D xác định nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp. Nhà quản lý Đào tạo nên dựa vào mục tiêu của chiến lược ngắn và trung hạn để so sánh với năng lực hiện tại của đội ngũ, từ đó đề ra những khóa đào tạo nâng cao năng lực phù hợp.
Ví dụ, chiến lược trong năm tới của công ty đang muốn thúc đẩy ra mắt sản phẩm mới, thành công về mặt thương hiệu và bao phủ thị trường 30% trong năm đầu tiên. Lúc này, nhà quản lý T&D xây dựng triển khai các khóa đào tạo liên quan đến marketing, bán hàng, phân phối sản phẩm nhằm nâng cao năng lực đội ngũ để đạt được mục tiêu chung.
Tạm kết về xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là một công việc đòi hỏi nhiều công sức và thời gian từ người làm công tác Training & Development. Hy vọng với 07 dấu hiệu nêu trên, người quản lý Đào tạo có thể dễ dàng xác định, phân tích nhu cầu đào tạo hòng đưa ra những chương trình đào tạo hiệu quả nhất.
Ngoài ra, Quản lý/Người làm công tác Training & Development cũng cần được huấn luyện, đào tạo một cách bài bản để phát triển năng lực nhằm đáp ứng công việc hiện tại, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng để trở thành nhà Quản lý Đào tạo xuất sắc. Khoá Train The Training Manager cung cấp đầy đủ kiến thức, tư duy, công cụ và kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp Đào tạo.
Xem chi tiết nội dung khóa học tại đây.