Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những yếu tố cần thiết trong quá trình đào tạo giảng viên nội bộ. Theo một nghiên cứu toàn cầu kéo dài 6 năm với 351.000 người, hơn 40% thời gian ở nơi làm việc được dành để thực hiện những công việc cuối cùng không quan trọng. Nói cách khác, gần một nửa thời gian của chúng ta được đặt không đúng chỗ và chúng ta đã bỏ qua cơ hội rất lớn để tập trung lại vào việc gì đó có giá trị hơn. Thông qua bài viết này, Train The Trainer sẽ mang đến cho bạn cái nhìn mới hơn về kỹ năng quản lý thời gian với ma trận của Stephen Covey – Ma trận quản lý thời gian.
Ma trận quản lý thời gian là gì?
Khi bạn thực sự bận rộn với công việc, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua sự phân biệt giữa điều gì “quan trọng” và điều gì “khẩn cấp”. Về cơ bản hai từ này là như nhau, nhưng có sự khác biệt lớn giữa chúng – và sự khác biệt này tạo thành mấu chốt của ma trận quản lý thời gian.
Đối với một công việc bất kỳ, khi thời hạn sắp đến, bộ não phản ứng của chúng ta bắt đầu hoạt động. Và bạn sẽ dồn hết sức lực để hoàn thành một việc gì đó đơn giản vì nó “khẩn cấp”. Nhưng khi điều đó mất đi, chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi đã dành cả ngày để làm những việc không thực sự quan trọng. Nhà giáo dục và doanh nhân người Mỹ Stephen Covey hiểu rõ “ chứng nghiện khẩn cấp” này , và để giúp xác định điều gì thực sự quan trọng so với điều gì khẩn cấp, ông đã tạo ra ma trận quản lý thời gian của mình.
Theo ma trận này, mọi thứ chúng ta làm trong cuộc sống đều có thể được sắp xếp theo cả tính cấp thiết và tầm quan trọng của nó. Điều này tạo ra ma trận sau:
Mỗi góc phần tư của ma trận quản lý thời gian là kết quả của sự kết hợp giữa khẩn cấp / không khẩn cấp và quan trọng / không quan trọng.
- Góc phần tư 1: Khẩn cấp và quan trọng
- Góc phần tư 2: Không khẩn cấp nhưng quan trọng
- Góc phần tư 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Góc phần tư 4: Không khẩn cấp và không quan trọng
Góc phần tư thứ nhất
Góc phần tư thứ nhất nhóm lại các hoạt động và nhiệm vụ quan trọng và cần được chú ý ngay lập tức. Rõ ràng là bất cứ điều gì thuộc loại này đều rất quan trọng và xứng đáng có thời gian và sự tập trung cần thiết. Xét cho cùng thì đó là tên: khẩn cấp và quan trọng.
Ví dụ về các hoạt động rơi vào góc phần tư này là các cuộc họp đã lên lịch trước với khách hàng, các cải tiến cần thực hiện, giải quyết các vấn đề cấp bách, v.v. Những người làm việc mang lại hiệu quả cao nên bắt đầu với các nhiệm vụ trong góc phần tư này.
Góc phần tư thứ hai
Các nhiệm vụ trong góc phần tư này là quan trọng nhưng không khẩn cấp. Xu hướng với các hoạt động thuộc loại này là trì hoãn chúng.
Tốt nhất, những nhiệm vụ quan trọng này nên có mức độ ưu tiên và được chú trọng hàng đầu. Đây là những hoạt động chiến lược có tác động cao nhất. Thực hiện những công việc ở góc phần tư này sẽ hướng bạn phát triển hơn về kỹ năng của bản thân.
Một ví dụ về hoạt động góc phần tư 2 là lập kế hoạch dự án. Đó là điều thường bị trì hoãn, nhưng đó là điều cần thiết cho tăng trưởng bền vững.
Góc phần tư thứ ba
Góc phần tư thứ ba chứa các hoạt động khẩn cấp nhưng không quan trọng về lâu dài. Trên hết, đây thường là những công việc được cho là dễ dàng, do đó có xu hướng được ưu tiên. Khi kiểm tra chặt chẽ, họ có thể bị loại khỏi lịch trình làm việc.
Loại bỏ tất cả các nhiệm vụ Q3 này có lẽ là không thể. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giảm số lượng của chúng càng nhiều càng tốt. Một cách có thể được thực hiện là ủy quyền cho nhân viên.
Góc phần tư thứ tư
Nhiệm vụ ở Góc phần tư này không khẩn cấp cũng không quan trọng. Về cơ bản, đây là những công việc gây lãng phí thời gian. Điều nguy hiểm là dành quá nhiều thời gian cho chúng dẫn đến lãng phí thời gian quý báu. Các hoạt động trong danh mục này nên được giảm xuống mức tối thiểu.
Các bước tiến hành ma trận quản lý thời gian
Bước 1: Ghi ra những công việc mà bạn cần làm
Là một nhà quản lý hay giảng viên nội bộ, bạn cần hình dung được những công việc mà mình sẽ làm để đạt được mục tiêu cụ thể. Sau đó ghi ra để có thể dễ dàng theo dõi.
Bước 2: Sắp xếp các công việc vào từng nhóm theo tiêu chí quan trọng, khẩn cấp
Sau khi đã có được bảng danh sách các công việc cần làm, hãy sắp xếp chúng vào từng nhóm theo ma trận quản lý thời gian dựa theo tính cấp thiết và quan trọng của nó. Đây được xem là bước quan trọng, quyết định lớn đến sự thành công trong việc quản lý thời gian của bạn, vì vậy hãy làm nó một cách cẩn trọng và tỉ mỉ.
Quá trình chọn ra những công việc cấp thiết đòi hỏi bạn bạn phải xem xét kỹ lưỡng. Tránh trường hợp bỏ lỡ những công việc quan trọng là ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả công việc.
Bước 3: Quy định thời gian cụ thể cho từng công việc
Tất cả các công việc đều cần được quy định thời gian cụ thể để tránh việc trì trệ gây ảnh hưởng đến kết quả sau cùng. Đặc biệt là các công việc ở Góc phần tư thứ 2, bạn cần hoàn thành sớm để tránh trường hợp “nước đến chân mới nhảy”.
Bước 4: Tổng hợp, đánh giá
Ở bước này, bạn cần tổng hợp và đánh giá lại quá trình hoàn thành, hiệu quả cũng như những khó khăn gặp phải là gì để có phương pháp khắc phục sớm nhất, tránh làm ảnh hưởng lớn đến kết quả, mục tiêu ban đầu.
Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả – VMP
Tạm kết về ma trận kỹ năng quản lý thời gian
Ma trận thời gian là công cụ không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả công việc tạo sự kỷ luật cho bản thân. Để sử dụng hiệu quả ma trận thời gian, bạn cần làm chủ thời gian của mình. Tập trung, cố gắng, có kỷ luật với bản thân là những điều mà bạn cần có để thành công với kế hoạch mà mình đề ra. Hi vọng thông qua bài viết này, các bạn đã phần nào cải thiện được kỹ năng quản lý thời gian của bản thân và các Trainer cũng có thêm kiến thức giúp ích cho mình trong quá trình đào tạo. Để tham khảo thêm những kỹ năng cần thiết dành cho giảng viên nội bộ, vui lòng xem thêm tại đây.
