Đào tạo nội bộ hiệu quả giúp tiết kiệm phần lớn về chi phí, đồng thời góp phần xây dựng nên văn hoá học tập chủ động cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn 5 “điểm chạm” giúp bạn thực hiện công tác đào tạo trong doanh nghiệp đạt hiệu quả, bao gồm Offer Letter, Online Training, Onboard, On the job training, Outside the training.
Tại sao cần đào tạo nội bộ?
Đào tạo nội bộ là toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao năng lực đội ngũ cho các thành viên trong tổ chức, họ có thể là quản lý hoặc nhân viên. Doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo vì nó giúp:
Giữ chân nhân tài: Không một cá nhân xuất sắc nào muốn bó chân tại một doanh nghiệp không quan tâm đến việc phát triển của nhân viên phải không nào.
Tiết kiệm chi phí nhân sự: Doanh nghiệp tiết kiệm được khoản phí “săn người tài” vì đã có sẵn nguồn lực được đào tạo bài bản. Đồng thời tiết kiệm các chi phí đào tạo nhân viên mới vì nhân sự ổn định, không “vào ra” liên tục.
Giúp doanh nghiệp thích ứng với mọi biến động: Đào tạo nội bộ là hình thức giúp doanh nghiệp nâng cấp năng lực đội ngũ, giúp họ cập nhật liên tục những kỹ năng mới để có thể theo kịp với tốc độ phát triển bên ngoài.
Xây dựng văn hoá học tập chủ động: Xây dựng văn hoá học tập chủ động là một quá trình dài, tổ chức cần tác động đến nhân viên của mình từng chút một thông qua việc thay đổi thái độ, niềm tin và hành động của họ. Và đào tạo chính là “phương tiện” giúp nhà làm đào tạo tiến đến đích này nhanh hơn.
Vậy làm cách nào để phát triển đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp? Bạn có thể làm tốt nhờ vào 05 điểm chạm dưới đây:
Offer Letter – Đào tạo nhân viên từ trong “trứng nước”
Nhân viên mới vào công ty được ví như một trang giấy trắng và vẽ gì lên đó phụ thuộc vào chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Thông qua offer letter, bạn có thể gửi trước các tài liệu để nhân viên tìm hiểu và đưa ra một số yêu cầu nhất định để nhân viên hoàn thành. Ở bước này, bạn nên lưu ý không đưa ra “đề bài” quá khó, cũng đừng đặt nặng vấn đề kết quả mà hãy để nhân viên từ từ làm quen.
Offer letter cũng giống như một thông báo giúp bạn truyền thông điệp tới nhân viên mới rằng “nhập gia” thì phải “tùy tục”. Bạn cho nhân viên thấy rằng doanh nghiệp có chương trình đào tạo nội bộ bài bản ngay từ ban đầu sẽ giúp định hình tư duy cho nhân viên, và tất nhiên các chương trình đào tạo sẽ dễ triển khai hơn về sau.
Online Training – Để hiệu quả, hãy chia nhỏ
Với xu hướng hiện đại, các khoá đào tạo kéo dài 1 – 2 ngày dường như không còn mang lại hiệu quả như mong đợi. Thay vào đó, việc chia nhỏ khoá học thành các học phần kéo dài từ 30 phút – 1 tiếng/ngày lại thể hiện được hiệu quả vượt trội hơn. Thông qua nền tảng online, khoá học được thu sẵn thành các video hướng dẫn và yêu cầu người học chỉ dành một phần thời gian trong ngày để tham gia thay vì nguyên một ngày như trước đây.
Việc chia nhỏ khoá học giúp người học đỡ “ngấy” khi không phải nạp quá nhiều kiến thức mới trong một ngày, đồng thời hiệu quả tiếp thu cũng được nâng cao khi đi chi tiết chuyên sâu vào một nội dung. Và quan trọng nhất, việc chia nhỏ buộc người học phải tham gia đều đặn trong một khoảng thời gian nhất định, giúp hình thành nên thói quen học tập chủ động.
Tuy nhiên, dù tổ chức lớp học bằng bất cứ hình thức nào, bạn cũng cần nắm rõ quy trình triển khai chương trình đào tạo – ADDIE để đạt được hiệu quả cao nhất.
Onboard – Khích lệ tinh thần học tập ngay từ đầu
Onboard là giai đoạn đầu của quy trình đào tạo trong doanh nghiệp. Đây là thời điểm thích hợp giúp bạn định hình các phương pháp đào tạo của doanh nghiệp và khích lệ tinh thần học tập ở mỗi nhân viên, thông qua việc tổ chức đào tạo hội nhập một cách bài bản. Bạn có thể “thử nghiệm” phương pháp chia nhỏ chương trình đào tạo ở giai đoạn này để đánh giá hiệu quả và ứng dụng cho các chương trình đào tạo nội bộ khác chuyên sâu hơn.
Tuy nhiên, có một vướng mắc khiến các doanh nghiệp chưa thực sự phát huy sức mạnh của đào tạo hội nhập, đó là nhầm lẫn giữa onboard và orientation. Việc nhầm lẫn khiến các hoạt động đào tạo chưa thực sự chuyên sâu và mang lại trải nghiệm không tốt cho nhân viên.
Ngoài ra, công tác truyền thông nội bộ trước khi tổ chức đào tạo cũng góp phần giúp khơi gợi và khích lệ tinh thần nhân viên. Truyền thông tốt giúp người học có mong muốn và mong chờ tới ngày được tham gia vào chương trình đào tạo.
On the job training – “Tận dụng” nhà quản lý để đào tạo nội bộ
Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong quá trình on the job training khi có tác động trực tiếp đến nhân viên dưới quyền. Họ có thể đào tạo nhân viên thông qua micro learning hoặc nano learning – dành ra 5 đến 10 phút để huấn luyện nhân viên, giúp họ làm được một công việc nào đó. Việc đào tạo thông qua quản lý kết hợp nano learning mang lại lợi ích cho cả bốn bên:
Một là nhân viên không tốn quá nhiều thời gian để tham gia vào khóa học, công việc đảm bảo tiến độ. Hai là nhà quản lý nâng cao được khả năng truyền đạt và nhận được nhiều sự tin tưởng hơn từ nhân viên thông qua việc thể hiện được năng lực chuyên môn. Ba là doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí khi không phải tổ chức các khóa đào tạo quy mô lớn. Và cuối cùng là bộ phận đào tạo cũng “nhàn hơn” khi không phải vắt óc suy nghĩ về chương trình đào tạo chuyên sâu cho từng bộ phận.
Outside the training – Môi trường học tập chủ động
Ngoài việc tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, bạn cũng nên quan tâm đến việc tạo ra môi trường để các nhóm có thể chia sẻ với nhau về những giá trị đã gặt hái được sau quá trình tham gia đào tạo. Một số gợi ý để bạn có thể làm tốt ở bước này là tạo ra các câu lạc bộ trong doanh nghiệp, với tiêu chí “gom” các cá nhân có cùng chung một mối quan tâm để chia sẻ với nhau.
Tại các câu lạc bộ, các cá nhân có xu hướng tham gia tích cực và chia sẻ nhiều hơn vì đây là những thứ họ thực sự thích. Bạn có thể quan sát và chọn ra những cá nhân xuất sắc nhất để đào tạo họ thành các giảng viên nội bộ. Từ đội ngũ này dần lan tỏa tinh thần học tập mạnh mẽ và sự ưa thích trong công việc đến các cá nhân khác trong tổ chức, góp phần xây dựng nên văn hoá học tập chủ động.
Ngoài ra, bạn còn có thể tận dụng nhà quản lý và phát triển họ thành các giảng viên nội bộ thông qua chương trình đào tạo PRO T3+. Có được đội ngũ giảng viên nội bộ chất lượng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê ngoài, đồng thời phát triển văn hoá học tập trong tổ chức.
Tạm kết về 5 điểm chạm phát triển đào tạo nội bộ
Trên đây là 05 điểm chạm giúp bạn phát triển hoạt động đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp. Tin rằng những liệt kê trên đây sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng để cải thiện và phát triển các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp của mình. Nội dung được trích từ khóa Training Manager FX – Nhà quản lý đào tạo tiên phong.
