Kỹ năng giao tiếp trong quản lý là điều cần thiết để hướng dẫn đội nhóm và nâng cao tinh thần làm việc trong thời điểm không gì là chắc chắn như hiện tại. Đối với các Quản lý, việc cung cấp thông tin cho nhân viên và khiến họ cảm thấy được hỗ trợ khi làm việc từ xa trong thời gian đại dịch COVID-19 bùng nổ là một thách thức rất lớn.
Vì vậy, có thể làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong quản lý? Bài viết này xem xét 7 trong số những cách hiệu quả nhất mà tổ chức có thể áp dụng để nâng cao kỹ năng giao tiếp giữa Quản lý và nhân viên.
Nội dung bài viết:
Cải thiện kỹ năng giao tiếp trong quản lý thông qua các cuộc họp nhóm
Một lời khuyên nhỏ chính là hãy giao tiếp thường xuyên hơn với nhân viên làm việc từ xa gấp hai đến ba lần so với giao tiếp khi gặp mặt trực tiếp. Thường xuyên rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong quản lý là một trong những cách tốt nhất để tạo ra một môi trường chuyên nghiệp, trong đó tất cả các thành viên cùng một nhóm cảm thấy thoải mái khi tương tác với nhau.
Đặc biệt, các cuộc meeting, họp nhóm hàng tuần có thể giúp phá bỏ các rào cản giữa người lãnh đạo và nhân viên, nhất là trong tình hình dịch bệnh COVID 19 đang hoành hành trên toàn cầu. Hãy tạo cơ hội cho mỗi thành viên trong nhóm trò chuyện cởi mở về một số chủ đề sau:
- Các dự án họ đang thực hiện
- Những thách thức mà nhân viên đang phải đối mặt
- Các câu hỏi mà nhân viên cần lời giải đáp
Xem thêm: L.I.O.N – Mô hình điều phối cuộc họp hiệu quả
Chuẩn bị trước khi giao tiếp
Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi nói! Nếu cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp đáng giá và quan trọng, hãy dành vài phút để chuẩn bị bản thảo bài phát biểu và thử trò chuyện với một người đáng tin cậy để có thể loại bỏ mọi sai lầm tiềm ẩn. Khi phát biểu, hãy đặt mình vào vị trí của một người sẽ lắng nghe và thấu hiểu họ bằng cách tìm hiểu và chuẩn bị câu trả lời cho những quan điểm bất đồng tiềm ẩn. Điều này sẽ giúp người nói dễ dàng hơn trong việc bảo vệ quan điểm của họ và bên cạnh đó, có cái nhìn đa chiều hơn về vấn đề cần bàn luận cũng như không bị bắt bẻ về việc thiếu sự chuẩn bị.
Chắc chắn rằng người nghe thật sự hiểu
Thực hành kỹ năng giao tiếp trong quản lý mang lại nhiều cơ hội để tìm hiểu xem người nghe có thật sự hiểu những gì họ đang nghe hay không. Cần phải đảm bảo rằng thông điệp cuộc giao tiếp thật sự được lắng nghe và hiểu rõ.
Hãy yêu cầu người nghe diễn giải lại những gì họ đã nghe. Nếu quản lý muốn biết liệu nhân viên của mình có hiểu “cái gì” và “tại sao” sau một chiến lược, hãy hỏi họ:
- Bạn thấy những thách thức và cơ hội nào với những gì tôi đã giải thích?
- Bạn rút ra được điều gì chính từ thông tin tôi vừa chia sẻ?
Tạo cơ hội cho việc lặp lại những gì đã nghe và đưa ra các câu hỏi liên quan đến vấn đề đã bàn luận giúp các quản lý đo lường được thời gian và mức độ tiếp nhận thông tin của nhân
Hãy trở thành một quản lý biết lắng nghe
Lắng nghe nhân viên một cách tích cực là một kỹ năng giao tiếp cần được chú trọng trong quản lý đồng thời là yếu tố tạo nên dấu ấn của một nhà lãnh đạo giỏi. Điều quan trọng hơn bao giờ hết là các thành viên trong đội nhóm cần biết họ được lắng nghe và Quản lý của họ coi trọng mối bận tâm cùng với các thắc mắc từ họ.
Đặt những câu hỏi mở rộng, mang sự thấu cảm, cho phép người nghe đưa cuộc trò chuyện theo hướng họ muốn, chẳng hạn như:
- “Giúp tôi hiểu…”, “Bạn hình dung thế nào…”
- “Bạn đã xem xét phương án thay thế, chiến lược nào khác?”
- Hãy thể hiện sự tán thưởng, “Tôi thích ý tưởng đó… chúng ta có thể đưa nó vào vị trí như thế nào?”
Cập nhật tình hình cho nhân viên
Đây là tuyệt chiêu dành riêng cho các nhà lãnh đạo để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong quản lý. Một trong những điều quản lý nên làm nhất là thông báo những gì đang xảy ra tại công ty với nhân viên của họ, hoặc ít nhất là những công việc họ đã hoàn thành có mang lại hiệu quả tốt cho doanh nghiệp hay không. Nhiều nhân viên cảm thấy họ như bị ngắt kết nối với các quyết định do ban lãnh đạo đưa ra và các nghiên cứu của Geckoboard còn cho thấy điều đáng lo ngại hơn:
- Chỉ 10% nhân viên được khảo sát nhận thức được sự tiến bộ của công ty họ trong thời gian thực.
- 4/5 nhân viên được khảo sát muốn nghe sếp của họ thường xuyên hơn về tình hình hoạt động của công ty họ.
- Hơn 90% nhân viên được khảo sát cho biết họ thà nghe tin xấu còn hơn không có bất kỳ tin tức nào.
Tận dụng các công cụ giao tiếp
Thể kỷ 21 mở ra một thời đại mới với công nghệ tiên tiến cùng với một số công cụ được thiết kế để cải thiện giao tiếp trong quản lý và tại nơi làm việc. Cho dù là một ứng dụng để trò chuyện, giao tiếp nội bộ hay là để phục vụ cho nội bộ, việc tận dụng đúng các công cụ có thể giúp doanh nghiệp cải thiện cách giao tiếp giữa quản lý và nhân viên.
Khi đại dịch COVID-19 bùng nổ trên toàn cầu, việc sử dụng các công cụ giao tiếp như các nền tảng xã hội, ứng dụng trò chuyện tạo cơ hội cho nhân viên làm việc từ xa nhưng vẫn đạt được hiệu quả.
Xem thêm: 5 tips giúp quản lý gắn kết nội bộ trong thời đại số
Xem xét và hành động dựa vào phản hồi của nhân viên
Các nhà quản lý cần phản ứng ra sao khi lắng nghe những phàn nàn, chỉ trích từ nhân viên? Điều cần làm chính là hãy lắng nghe những gì nhân viên nói, đặt ra những câu hỏi và đón nhận những đề xuất từ nhân viên để sửa đổi tốt hơn. Nếu cảm thấy bất đồng về quan điểm, đừng phản ứng gay gắt mà hãy đón nhận một cách bình tĩnh và dành thời gian để suy xét lại những lời đóng góp từ nhân viên.
Điều này sẽ gia tăng sự gắn kết của nhân viên và góp phần giúp quản lý được nhìn nhận như một người lãnh đạo tốt , biết cách giao tiếp trong công việc hiệu quả.
Tạm kết
Nhìn chung, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong quản lý cùng với điều chỉnh bản thân dựa trên phản hồi của nhân viên giúp lãnh đạo hoàn thiện vai trò của họ hơn. Giao tiếp trong quản lý hiệu quả là một yêu cầu đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để hướng dẫn đội ngũ nhân sự của họ vượt qua bất kỳ thay đổi nào. Đừng nản lòng khi dịch bệnh COVID-19 có thể cản trở khả năng giao tiếp truyền thống mà thay vào đó, các công cụ ảo cũng được tận dụng và cải tiện. 7 tuyệt chiêu trên bài được ứng dụng như một cách để rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong quản lý hiệu quả, phù hợp với tình hình chung và thời điểm cần nâng cao việc giao tiếp để gắn kết nội bộ.
Xem thêm các thông tin bổ ích khác tại: Chia sẻ kiến thức